Pozostając w tematyce ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa, tym razem chciałbym podzielić się moją obserwacją dotyczącą najczęściej popełnianych błędów w zakresie bodaj najpopularniejszego rozwiązania mającego zabezpieczać newralgiczne informacje – umowy o zachowaniu poufności (NDA).
SKRÓTOWOŚĆ
0️⃣ Jeszcze przed otwarciem rankingu, honorowa wzmianka należy się nadmiernej skrótowości – zwłaszcza wtedy, gdy NDA nie jest osobną umową, a jedynie pojedynczym “zaklęciem” w kontrakcie. Kiedy wpisujemy, że “zleceniobiorca zobowiązuje się chronić tajemnicę przedsiębiorstwa zleceniodawcy”, to może i akcentujemy chęć ochrony informacji, ale w zasadzie nie wiemy jakich, jak długo, w jaki sposób, na jakich nośnikach…w praktyce nie wiemy niczego – może poza tym, że w przypadku ich ujawniania czy wykorzystania czekają nas kłopoty.
CO ROZUMIEMY PRZEZ TAJEMNICĘ PRZEDSIĘBIORSTWA?
1️⃣ NIEDOKŁADNIE OPISANA TAJEMNICA PRZEDSIĘBIORSTWA – oczywiście kusi, by objąć definicją wszystkie informacje dotyczące danego przedsiębiorstwa. Wówczas jednak ryzykujemy, że druga strona tak naprawdę nie wie co ma chronić i postępować może w uzasadnionym przeświadczeniu prawidłowości swojego działania. Albo, co bardziej prawdopodobne, że takie będzie jej stanowisko przed sądem. Dużo prościej jest udowodnić naruszenie, gdy zostało ono opisane wprost. Kompromisem może być szeroka definicja ogólna + konkretne przykłady.
JAK DŁUGO?
2️⃣ BRAK OKRESU ZACHOWANIA POUFNOŚCI – pamiętajmy, że polskie prawo nie dopuszcza “dożywotności” tego typu umów. Jeśli więc NDA zostanie zawarte na czas nieokreślony, to pojawia się ryzyko wypowiedzenia w każdym czasie. Podobnie w przypadku umów, które tylko pozornie są okresowe – np. na 50 lat, podczas gdy chronione informacje przestaną być przydatne po roku lub kilku latach.
JAK CHRONIĆ?
3️⃣ BRAK OPISANIA NA CZYM OCHRONA INFORMACJI MA POLEGAĆ – oczywiście możemy ograniczyć się do zakazu ich ujawniania i obowiązku zagwarantowania bezpieczeństwa, ale precyzyjny katalog zasad zagwarantuje wyższy poziom ochrony poufności i znacznie ułatwi egzekwowanie ustalonych reguł np. przechowywania danych, ich transferu czy szkolenia personelu.
CO PO ZAKOŃCZENIU WSPÓŁPRACY?
4️⃣ BRAK OPISANIA SKUTKÓW ZAKOŃCZENIA WSPÓŁPRACY – umowa powinna opisywać sposób postępowania z danymi po zakończeniu współpracy (zwrot lub zniszczenie nośników, przekazanie danych dostępowych, zmiana haseł). Nie zapominajmy, że część tajemnicy naszego przedsiębiorstwa druga strona ma “w głowie” (siłą rzeczy zwrot nośników nie jest możliwy) – musimy konkretnie wskazać, w jakim zakresie nie może ona z niej korzystać.
JAKIE SANKCJE?
5️⃣ BRAK SANKCJI – oczywiście w przypadku naruszenia NDA należne jest odszkodowanie ustalone zgodnie z Kodeksem cywilnym. Dużo jednak prościej ustalić już w umowie wysokość kar umownych lub gwarancyjnych + oczywiście odszkodowanie w zakresie, w którym szkoda jest wyższa niż kwota kary.
Umowa o zachowaniu poufności tylko pozornie jest więc prosta – w rzeczywistości żle skonstruowana może wygenerować olbrzymią ilość kłopotów.
Adwokat Jakub Hajduk