Jeśli nie chcesz, by konkurencja wykorzystała informacje dotyczące Twojego przedsiębiorstwa musisz pamiętać o zabezpieczeniu ich z należytą starannością.
Ustawa o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji mówi nam, że tajemnica przedsiębiorstwa to takie informacje, wobec których uprawniony podjął, przy zachowaniu należytej staranności, działania mające na celu zachowanie ich poufności.
Uprawniony musi zatem zamanifestować w jakiś sposób, że nie chce ujawnienia konkretnych informacji osobom nieupoważnionym. W tym celu podjąć musi kroki o pewnym standardzie. Nie wystarczy zamknięcie drzwi na klamkę czy też obwieszczenie pracownikom, że dana wiedza jest poufna. Poziom zabezpieczenia powinien być dostosowany do charakteru informacji, wielkości przedsiębiorstwa (liczebności załogi), potencjalnego ryzyka dostępu osób nieuprawnionych oraz innych czynników, badanych indywidualnie, odrębnie dla każdego przypadku. Uprawniony ma rzeczywiście kontrolować – skutecznie – dostęp do konkretnej informacji za pomocą wdrożonych środków technicznych, technologicznych czy organizacyjnych.
Co to oznacza w praktyce?
Aby zachować należytą staranność w ochronie tajemnicy przedsiębiorstwa, uprawniony może zastosować:
1. Zabezpieczenia techniczne – w tym zapewnienie bezpieczeństwa sieci informatycznej. Pod tę kategorię podpadać będą wszelkie hasła, kody i klucze – zarówno do pomieszczeń, mebli czy teczek z dokumentami, jak i do urządzeń technicznych (komputerów, telefonów), poszczególnych plików lub folderów, a także dysków zewnętrznych (w chmurze).
2. Zabezpieczenia organizacyjne – wprowadzenie systemu obiegu dokumentów, wydawania upoważnień do wglądu do dokumentacji tylko wyznaczonym osobom, czy w końcu cykliczne szkolenia pracowników w zakresie zachowania poufności informacji.
3. Zabezpieczenia prawne – stosowne klauzule w umowach z pracownikami oraz kontrahentami, umowy NDA, kary umowne i tym podobne.
Raz jeszcze podkreślić trzeba, że przedsięwzięte kroki powinny być realne, a nie pozorne. Nie możemy utrzymywać, że dokumentacja zawierająca newralgiczne dane była należycie zabezpieczona, bo by do niej dotrzeć trzeba było pokonać opór klamki czy kliknąć w link.
Niestety klauzule prawne, które mają zabezpieczyć tajemnicę naszego przedsiębiorstwa, często są dziurawe lub mają charakter na tyle lakoniczny (powstając na zasadzie “kopiuj-wklej”), że nie może być mowy o właściwej staranności. Błędy związane z tajemnicą przedsiębiorstwa zasługują na odrębny wpis, jednak już tutaj należy zaznaczyć, że warto zaprojektowanie umów (czy też pojedynczych postanowień) dotyczących poufności zlecić osobom posiadającym odpowiednie doświadczenie w obsłudze przedsiębiorców, w tym w zakresie nieuczciwej konkurencji.
adwokat Jakub Hajduk